La rédaction du procès-verbal marque souvent le début de la fin d’une assemblée générale d’association, que celle-ci soit de type ordinaire ou extraordinaire. À titre de rappel, ce document renferme la transcription écrite des moments forts de la réunion ainsi que des points essentiels à retenir sur les résolutions prises au cours de celle-ci. Outre le rôle informatif du PV, il convient de préciser que ce document possède une importante valeur juridique, ce qui le rend recevable en tant que preuve lors d’un litige. Mais pendant combien de temps une association peut-elle conserver un tel document ? Ci-dessous les réponses.
Une association peut conserver un PV pendant une durée de 5 ans minimum
Délai de conservation d’un PV d’assemblée générale d’association
Les procès-verbaux d’assemblées générales font partie des documents concernant la gestion et le fonctionnement de l’association. Selon les dispositifs légaux, une association peut conserver ce type de document pendant une durée de 5 ans minimum.
À noter que sont considérés comme des documents relatifs au fonctionnement d’une association :
Les feuilles d’émargement ;
Les convocations de l’AG ;
Les bilans d’activités ;
Les différents rapports réalisés par le commissaire aux comptes.
À l’instar du PV d’assemblée générale d’association, ces documents sont ainsi à conserver pendant au moins 5 ans.
Les assemblées générales permettent de réunir chaque année tous les membres et les collaborateurs d’une association en vue de discuter des points permettant d’améliorer la gestion de celle-ci. À noter que ces assemblées, notamment les modalités d’organisation, sont régies par la loi du 1er juillet 1901. Quelles sont les indications de cette loi quant à la fréquence annuelle d’organisation d’une assemblée générale d’association ? Ci-dessous les éléments de réponses.
Il est recommandé de prévoir au moins une AG par an dans les statuts d’une association
La loi du 1er juillet 1901 renferme les dispositifs légaux qui régissent les associations françaises. Elle définit notamment les modalités et le fonctionnement d’une assemblée générale d’association.
Ainsi, pour clarifier la question d’obligation de tenue d’une AG d’association, il convient de préciser qu’il n’existe aucun dispositif dans cette législation qui oblige les associations à tenir une assemblée générale tous les ans. Toutefois, en vue de garantir le bon fonctionnement et une meilleure gestion de l’organisme, il est recommandé de prévoir au moins une AG par an dans les statuts de l’association.
Cette assemblée prévue par les statuts sera ainsi qualifiée d’assemblée générale ordinaire. Elle sera une occasion d’aborder les questions financières ainsi que les différents plans d’action de gestion de l’association.
Pour certains types d’association, l’organisation de cette assemblée générale ordinaire est toutefois obligatoire chaque année. Il s’agit notamment des types d’association suivants :
ARUP ou association reconnue d’utilité publique ;
Association appartenant au domaine d’activité économique ;
Association disposant d’un agrément par certaines institutions publiques ;
Association percevant des aides publiques ;
Association sportive désirant obtenir un agrément.
Pour finir, il y a les fédérations régionales de courses hippiques.
Calendrier électoral du CSE : quand le CSE doit-il être mis en place au plus tard ?
Le CSE a du être mis en place au terme du mandat des DP, du CE, de la DUP, de l’instance regroupée ou du CHSCT lors du renouvellement de l’une de ces institutions, et au plus tard le 31 décembre 2019.
Au 1er janvier 2020, tous les mandats des anciennes instances représentatives du personnel ont pris fin et le CSE doit être institué dans toutes les entreprises d’au moins 11 salariés (effectif atteint pendant 12 mois consécutifs).
Des dispositions transitoires ont été prévues :
Lorsqu’un protocole d’accord préélectoral en vue d’élections professionnelles avait été conclu avant le 23/09/17 :
Les élections ont eu lieu selon les dispositions en vigueur avant le 23/09/17, c’est-à-dire avant la publication de l’ordonnance Macron ayant fusionné les anciennes instances en une instance unique.
Le CSE devait être mis en place à partir du 01/01/20 ou à une date antérieure fixée par accord d’entreprise ou par décision de l’employeur après consultation du CE ou, à défaut, des DP (ou de la DUP ou de l’instance regroupée).
Lorsque les mandats des IRP sont arrivés à échéance entre le 23/09/17 et le 31/12/17 : Ces mandats ont été prorogés jusqu’au 31/12/17.
Leur durée pouvait être prolongée jusqu’au 31/12/18 par accord d’entreprise ou par décision de l’employeur après consultation du CE ou, à défaut, des DP (ou de la DUP ou de l’instance regroupée).
Lorsque les mandats des IRP sont arrivés à échéance entre le 01/01/18 et le 31/12/18 : Leur durée pouvait être réduite ou prorogée d’un an par accord d’entreprise ou par décision de l’employeur après consultation du CE ou, à défaut, des DP (ou de la DUP ou de l’instance regroupée).
Lorsque les mandats des IRP sont arrivés à échéance entre le 01/01/19 et le 31/12/19 : Leur durée pouvait être réduite d’un an par accord d’entreprise ou par décision de l’employeur après consultation du CE ou, à défaut, des DP (ou de la DUP ou de l’instance regroupée).
Est-il possible de proroger les mandats des anciens élus au-delà du 1er janvier 2020 ?
Le Ministère du Travail a répondu clairement à cette question le 17 janvier 2020 sur son site internet. La réponse est non.
Au 1er janvier 2020, tous les mandats en cours des anciennes instances représentatives du personnel ont pris fin.
La législation applicable prévoit explicitement que les mandats des anciennes instances représentatives du personnel sont arrivés à échéance au 31 décembre 2019.
Un accord, même unanime, ne peut donc permettre de proroger les mandats au-delà de cette date, l’échéance étant impérative.
Dans quels cas les mandats des anciens élus sont-ils prorogés au-delà du 31 décembre 2019 ?
Le Ministère du Travail a répondu clairement à cette question le 17 janvier 2020 sur son site internet :
Cette prorogation est possible lorsqu’au 31 décembre 2019, la DIRECCTE a été saisie :
D’un litige portant sur la décision unilatérale de l’employeur fixant le nombre et le périmètre des établissements distincts ;
D’un désaccord sur la répartition des sièges entre les différentes catégories de personnel et la répartition du personnel dans les collèges électoraux.
Les textes applicables prévoient alors que, lorsque la saisine de la DIRECCTE intervient dans le cadre d’un processus électoral global, ce processus est suspendu jusqu’à la décision administrative et entraîne la prorogation automatique des mandats des élus en cours jusqu’à la proclamation des résultats du scrutin, ce qui doit être entendu, y compris au-delà du 31 décembre 2019.
De même, en cas de contestation de la décision de la DIRECCTE avant le 31 décembre 2019 devant le tribunal d’instance, la saisine du tribunal a pour effet de proroger les mandats en cours jusqu’à la proclamation des résultats dès lors que le jugement du tribunal peut se substituer à la décision de la DIRECCTE.
Les mandats sont-ils prorogés en cas de saisine du tribunal d’instance avant le 31 décembre 2019 ?
En cas de contentieux préélectoral ou de désaccord sur les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales du CSE, la saisine du tribunal
d’instance avant 31 décembre a eu pour effet de proroger les mandats jusqu’à la proclamation des résultats de l’élection du CSE, y compris au-delà du 31 décembre 2019.
Les PV de carence des dernières élections professionnelles sont-ils encore valables depuis le 1er janvier 2020 ?
Le procès-verbal de carence aux élections des DP et du CE établi avant le 23 septembre 2017 (ordonnance Macron) continue à produire ses effets pour la durée des mandats de l’élection à laquelle il se rapporte.
En conséquence, si les mandats étaient de 4 ans, il sera valable jusqu’au 23 septembre 2021 au plus tard, et l’entreprise n’a pas à organiser de nouvelles élections avant l’échéance.
Toutefois, les dispositions de droit commun peuvent s’appliquer, lorsqu’une organisation syndicale ou un salarié de l’entreprise le demande, l’employeur doit, dans le mois qui suit la demande, engager la procédure électorale.
L’employeur déclenche l’élection du CSE
L’information de la mise en place du CSE par l’employeur
L’employeur déclenche l’élection du CSE lorsque :
le seuil d’effectif requis est atteint pour la première fois ; les mandats des représentants du personnel arrivent à terme ;
une unité économique et sociale (UES) est reconnue entre des entreprises juridiquement distinctes ;
un syndicat ou un salarié en fait la demande, en l’absence de CSE.
En cas de renouvellement du mandat du CSE, l’employeur doit engager le processus électoral avant la fin des mandats. Lorsque la demande émane d’un syndicat ou des salariés, en l’absence de CSE, il agit dans le mois qui suit cette demande.
L’assemblée générale (AG) est l’organe qui prend les décisions dans une association. Elle constitue donc un rouage important dans la gestion et le bon fonctionnement de cette dernière. Et ce, qu’il s’agisse d’une association caritative, culturelle, sportive, religieuse, etc. Toutefois, il existe des règles à respecter pour convoquer une telle assemblée qu’il faut connaître. De cette façon, les décisions prises dans ce cadre peuvent être valides.
Différence entre assemblée générale ordinaire et extraordinaire
Quand on parle d’association, on entend souvent parler d’assemblée générale ordinaire (AGO) et d’assemblée générale extraordinaire (AGE). Mais peu de gens connaissent les différences entre ces deux concepts et leurs rôles dans la vie d’une association. D’un côté, vous avez les AGO dont la tenue n’est pas obligatoire pour une association de type 1901. Mais l’obligation de tenir une AGO existe pour quelques catégories d’associations. Il s’agit notamment de celles affiliées à des fédérations sportives, celles reconnues d’utilité publique ou encore celles agréées par les différents ministères. Toutefois, même si la tenue d’une assemblée générale ordinaire n’est pas obligatoire, il serait difficile pour une association de s’en passer étant donné que toutes les décisions concernant son fonctionnement et son avenir doivent être prises par cette assemblée.
Notons par ailleurs le cas d’une association cultuelle de la loi 1905. Elle est obligée de prévoir dans ses statuts la tenue d’une assemblée générale afin que celle-ci puisse contrôler et approuver la gestion financière ainsi que l’administration des biens de l’association par ses administrateurs. De l’autre côté, vous avez les AGE qui, comme leur nom l’indique, ont une nature exceptionnelle. Les décisions prises à cette occasion vont donc impacter l’avenir de l’association en question. Cela peut s’agir de l’élection d’un nouveau président, de la modification des statuts, d’un changement de dénomination ou d’objet, voire de la dissolution de l’association. Dans ce dernier cas, on parle d’assemblée générale de dissolution. Il faut savoir qu’il existe un troisième type d’AG, à savoir l’assemblée mixte. Il s’agit d’une AGO qui est suivie immédiatement d’une AGE.
L’assemblée générale permet de renouveler éventuellement les instances dirigeantes de votre association
Que dit la loi sur l’assemblée générale des associations ?
Comme mentionné précédemment, la loi 1901 n’oblige pas expressément les associations à tenir des assemblées générales régulièrement. Cependant, l’usage et le bon sens incitent à prévoir dans les statuts d’une association la convocation de ses membres au moins 1 fois par an. En effet, cette réunion annuelle représente une excellente occasion pour passer en revue les activités réalisées pendant l’année précédente. Les membres peuvent également en profiter pour parler des projets pour l’année suivante et valider les comptes et les finances de l’association. Logiquement, cette validation permet de donner quitus aux dirigeants en ce qui concerne leur gestion de l’association.
Cette assemblée générale permet également de renouveler éventuellement les instances dirigeantes de votre association. En même temps, il est possible de déterminer les cotisations dans le but d’élaborer un budget prévisionnel. Enfin, la tenue d’une AG constitue une excellente occasion de définir les grandes orientations de l’association. On peut donc dire que l’assemblée générale permet aux membres de celles-ci de se rencontrer. En outre, elle offre aux dirigeants l’opportunité de communiquer. Alors, si l’AG est bien préparée, elle peut se transformer en évènement à la fois constructif et convivial.
Les règles pour la convocation d’une assemblée générale
Normalement, ce sont les statuts juridiques qui définissent les règles concernant la convocation d’une Assemblée Générale d’une association. Toutefois, la liberté est importante au niveau de ces statuts. La plupart du temps, la convocation d’une Assemblée Générale est écrite pour ensuite être envoyée par mail ou par courrier aux membres de l’association. Il arrive aussi qu’elle soit publiée dans un journal. En général, cette convocation comprend les éléments suivants : la date et le lieu de la réunion ainsi que sa durée probable. Il faut également y préciser l’ordre du jour, c’est-à-dire la liste des points qui seront discutés ou encore votés.
En ce qui concerne la personne qui convoque l’Assemblée Générale, c’est également prévu par les statuts. Dans la majorité des cas, cette convocation est à l’initiative du conseil d’administration ou du bureau de l’association. Mais le document sera finalement signé par le président de cette dernière. Il est aussi possible que les statuts stipulent qu’une partie des membres puissent convoquer une AG. Dans le cas où les statuts de votre association ne donnent aucune piste en ce qui concerne la personne habilitée à convoquer une AG, généralement c’est la personne qui possède les pouvoirs les plus larges qui doit en prendre l’initiative. Il s’agit en l’occurrence du président de l’association.
Pour rappel, une association loi 1901 a intérêt à organiser une assemblée générale annuelle, qu’importe son activité. D’ailleurs, cette AG annuelle est obligatoire pour certaines associations. Il s’agit en particulier de celle qui perçoit des subventions publiques dont un des dirigeants reçoit une rémunération, celle reconnue d’utilité publique, etc. Il est donc important d’y faire très attention lorsque vous rédigez les statuts de votre association.
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